ACCURA pullopalvelu toi tuhansien eurojen säästöt vuokrakuluissa
VTT on suuri erikoiskaasujen käyttäjä Suomessa, jolla on eri toiminnoissa käytössä yhteensä yli 1000 kaasupulloa.
VTT:n hankintakoordinaattori Miina Pihlajaniemi kertoo, että aikaisemmin jokainen toiminto huolehti itsenäisesti omista pulloistaan ja vuokrasopimuksistaan. ”Tutkimustoiminta on kuitenkin luonteeltaan sellaista, että pullomäärät vaihtelevat kausittain. Tämä teki pullo- vuokrasopimusmäärän optimoinnista haastavaa. Joidenkin toimintojen pullomäärät ylittyivät jatkuvasti ja päivävuokralaskuja tuli usein. Vastaavasti jollain toisella toiminnolla saattoi olla hiljaisempaa ja sinne kertyi ylimääräisiä vuokrasopimuksia, joista maksettiin periaatteessa turhaan”, Pihlajaniemi sanoo.
Miina Pihlajaniemen mukaan ratkaisu ongelmaan löytyi AGAn ACCURA-palvelusta ja erillisestä vuokralaskutusnumerosta. VTT:n yhteyshenkilö Heidi Kotliar AGAlta kertoo, että VTT:lle luotiin erillinen vuokralaskutusnumero, johon kaikki vuokrasopimukset siirrettiin. Tähän numeroon liitettiin kaikki VTT:n toimintokohtaiset asiakasnumerot. Näin AGAn järjestelmä pystyi laskemaan kaikkien eri toimintojen pullojen yhteissaldon ja vertaamaan tätä määrää vuokralaskutusnumeron vuokrasopimusmäärään. VTT pääsi eroon toimintokohtaisista päivävuokralaskuista sekä pullomäärien vaihtelusta johtuvista ’turhista’ vuokrasopimuksista.
Heidi Kotliar lisää, että VTT halusi edelleenkin kohdistaa vuokrakustannukset kullekin toiminnolle. ”Tähän löytyi ratkaisu AGAn ACCURA® pullopalvelusta, josta saa näkyviin kunkin toiminnon keskimääräisen pullosaldon. Saldon perusteella vuokrakustannukset jaetaan VTT:n sisäisesti kullekin toiminnolle. ACCURA® pullopalvelu helpottaa muutenkin näin suuren kokonaispullomäärän hallinnointia, summaa Kotliar.
Todellinen win-win –ratkaisu
AGAn ratkaisu on ollut käytössä VTT:llä jo lähes 2 vuotta. Miina Pihlajaniemi seuraa vuokrasopimuksia ja pullomääriä itsenäisesti ACCURA-palvelun kautta sekä uusii vuokrasopimuksia tarvittaessa. ”Olemme olleet erittäin tyytyväisiä tähän ratkaisuun, sillä se on pienentänyt vuokrakustannuksiamme noin 20 000 eurolla vuodessa. Päivävuokria ei enää juurikaan pääse syntymään ja sopimusmäärä vastaa nyt pullomäärää. Välillistä säästöä on tullut myös laskujen käsittelykustannuksista, sillä vuokralaskuja tulee nykyään huomattavasti vähemmän, Pihlajaniemi kertoo tyytyväisenä.
”Tämä on ollut todellinen win-win –ratkaisu, josta molemmat osapuolet hyötyvät. Uudenlainen ratkaisu on pienentänyt työkuormaa myös AGAlla, sillä laskuja ja vuokrasopimusten uusimisia tulee huomattavasti harvemmin. Saldokyselyitä ei enää tule, sillä nämä tiedot löytyvät ACCURA-palvelusta. Tällaisesta ratkaisusta voisi olla hyötyä myös monille muille tutkimuslaitoksille ja yliopistoille, joiden toiminta on jakautunut useille eri osastoille, kiinteistöille tai tutkimusympäristöille”, Kotliar päättää.
Teksti: Heidi Kotliar & Laura Kultaranta
